一、文件收发与递送

（一）签收机要文件应认真、细致，对收文单位、机要编号、份数、有无破损等逐件清点、核对，发现问题，应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。签收人应注明收到的具体时间，书写其姓名全称。

（二）文件拆封由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。拆封后如发现缺份、缺页或文件手续不健全等差错，要及时查询，错发的文件要及时退回。写明领导同志“亲收”的文件，应由领导同志本人或其指定的人员负责拆封处理。

（三）登记文件必须逐项登记，要将文件标题、发文字号、密级、缓急时限、来文单位、发往单位、收进和分发时间等认真进行填写，以利查询。

（四）分发文件要严格按批抄范围进行。时限性强的文件要及时分送，以免误事。密级较高的，尽量缩小知密范围。

（五）带密级文件的投递，必须采用机要交通和机要通信，严禁平发（含挂号信）和托人代捎代送。投递过程中，要严防丢失和泄密。

二、文件传阅

（一）对领导阅批的文件，应根据批办意见和文件规定及时组织传阅、传达。特急件当日传完，普通文件三日内传完。传阅时要本着先急后缓、先主后次的原则，保证办文质量和效率。

（二）传阅文件要严格登记手续，随时掌握文件去向，经常催阅，做到送出登记，收回核点，文件不横传，带密级的不在外“过夜”。

（三）对领导有批示意见的文件，要严格按照批示意见办理，及时催办落实，并将办理结果及时向批文领导汇报，做到事事有交待、件件有着落。

（四）阅文人员不准将文件随意带出或乱丢乱放，不准从文件夹中擅自抽出文件或将文件带回家中。

（五）对绝密、机密文件，必须做到阅完后及时入橱上锁，确保万无一失。其它秘密文件照签批意见传阅，严格执行阅文规定，不准擅自扩大传阅范围。

（六）传阅文件要做到勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事。传阅办理完毕后，分类保管，积极提供利用。

三、文件借阅

（一）建立借阅文件登记簿，严格文件借阅手续，严防出现文件丢失的现象。

（二）借阅文件，必须持单位介绍信，经审查批准后，方可办理借文手续。所借文件不准另行转借他人，必须限期归还，当面清点注销，不搞“信用”交接，如需延长使用时间，须办理续借手续。

（三）借阅机密以上文件，需经有关领导同意。绝密文件要在规定时间和地点阅读，不准携带外出；借阅秘密以上文件当天交回，再用再借；一般文件一周内交回，过期不还的，经办人员要及时催问，以防丢失。

（四）不经批准，借阅人员不得随意摘录和复印文件内容。

（五）借文人员必须爱护文件，不准在文件上随意涂改、勾划、损坏，凡造成文件损坏、丢失者，按情节轻重给予处理。

四、文件保管

（一）要本着“方便工作、安全保密”的原则，科学保管文件。

（二）党内文件（包括文件汇编本）一般只发给组织，不发个人，所有文件均应由组织指定专人负责统一安排使用和保管。

（三）收到文件经传阅、传达完毕后，应及时退回文件管理人员，以免延误时间或遗失文件。

（四）会议文件一般应在会议结束时即行收回。经会议主持机关同意，与会人员可将文件带回，但应当及时交由文件处理部门登记、管理，不准个人留存。

（五）党的文件，未经制发机关批准授权，不得自行翻印、复印、汇编，如经批准翻印时，要注明翻印机关名称、翻印时间和份数，并向原发文机关备案。批准汇编、复印的文件，应严格控制份数，用后自行销毁。

（六）个人因公需要使用文件时，须经主管领导批准，并办理借阅手续，使用时要妥善保管，用毕后及时归还。

（七）文件存放要配置铁制文件柜，存放文件的铁制柜不得与办公用品或其他物品混用，并经常进行清点核对，做到文件和登记相符。

五、文件立卷与归档

（一）文件立卷的基本原则是，全面真实反映本机关活动和主要工作情况，有利于保管、查找和利用。

（二）凡是本机关在工作活动中形成和办理完毕具有查考价值的文件、材料、图纸、照片（底片）、录音（像）等，均属立卷范围。

（三）两个以上单位联合办理的文件，原稿由主办机关立卷，相关单位存印刷件。机关领导人在其他机关兼职，在履行其他兼职过程中形成的文件，由其兼职的机关立卷。

（四）文件管理人员每年第一季度末将上一年形成的全部文件（包括电报）收集齐全，按照立卷原则、要求和方法整理成案卷。

（五）立好的案卷，应按照有关规定，于第二年上半年向档案部门移交。个人不得私自保存应归档的文件。

（六）向档案部门移交的档案，应附有卷内目录和案卷目录，并一式三份。移交案卷时，应履行有关手续。

六、文件印制

（一）文印工具实行集中统一管理。速印机、复印机由综合科确定专人使用，并负责定期进行维修保养。未经许可，他人不得动用。

（二）打印、复印文稿必须履行审批手续。凡打印、复印文稿，属办内的须经综合科科长批准，属办外的须经分管领导批准。

（三）严格控制文印数量。能打印的不复印，能少印的不多印。

（四）凡打印、复印的文稿均需登记。综合科建立打印、复印文稿登记簿，由文印人员负责逐份登记。

（五）提高文印效率和质量。打印、复印文稿要保证时间和质量，做到清晰、整洁、合乎要求。要本着节俭的原则，实行双面印刷，降低消耗。

七、文件保密管理

（一）机关全体工作人员必须严格遵守党和国家的保密法规和各项保密制度，任何情况下都不准泄露党和国家机密。

（二）做好秘密文电、资料的管理工作。秘密文件、资料由专人负责签收、拆封、登记、处理；按规定控制传阅范围，不得随意扩大；外出开会、办公不得携带秘密文件，确属工作需要的须经领导批准，指定专人管理并履行登记签字手续；不准将秘密文电、资料带出办公场所，离开办公场所时要将其存于加锁的文件柜、办公桌抽屉里；不准私自复印、抄录和保存秘密文电、资料，确需复印、抄录的要严格按有关规定办理。

（三）严格按规定销毁文件。销毁秘密文电、资料，要经分管领导批准，并逐件核对清楚、履行登记手续，安排两名以上专人监销；严禁将带有秘密内容的文稿、废纸倒入垃圾箱内。

（四）不准以私人通信、普通电话、无线电话、对讲机、明码电报等方式传递秘密事项；严禁密电明传，明密混用。

（五）不准在家属、子女及其他人员面前谈论秘密事项。

（六）加强重要涉密会议的保密措施。会议文件的印发、保管、记录、传达要严格按保密规定办理；与会人员范围不得随意扩大，会场的选择等应符合保密要求。

（七）制发各类文件、资料等要按规定标明密级；如属摘录、复制原始秘密文件，必须保持原定密级，不得擅自改变。

（八）印章、印信、公用笺、信封等要妥善保管，使用印章要严格按有关规定执行。

（九）在涉外和接待活动中，必须严格遵守涉外、接待保密规定和外事纪律，不得泄露党和国家秘密。

（十）发现失泄密现象，要立即报告，并及时采取补救措施。